Biuro rachunkowe Kamea Consulting

Zamknięcie roku obrotowego

Koniec roku w spółce akcyjnej

Koniec roku w spółce akcyjnej

Regułą jest, że rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy, chyba że spółka, jako podatnik, postanowi inaczej w umowie spółki, wówczas rokiem podatkowym jest okres kolejnych dwunastu miesięcy kalendarzowych. Wybór ten wymaga jednak zawiadomienia właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności (art. 8 ust. 1 ustawy o pdop). Wyjątki od zasady, że rok podatkowy liczy 12 miesięcy, określają przepisy art. 8 ust. 2, ust. 2a, ust. 3 i ust. 6 ustawy o pdop. Z kolei w myśl art. 3 ust. 1 pkt 9 zd. 1 ustawy o rachunkowości ilekroć w ustawie jest mowa o roku obrotowym rozumie się przez to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych.

Zakończenie roku obrotowego w spółkach kapitałowych wiąże się z wieloma obowiązkami, które spoczywają przede wszystkim na zarządzie spółki. Z uwagi na to, że zakres tych obowiązków jest znaczny, poniżej przedstawione zostaną jedynie najważniejsze obowiązki zarządu związane ze zwołaniem zgromadzenia podsumowującego rok obrotowy, tzn. zwyczajnego zgromadzenia wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) lub zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy (w spółce akcyjnej). Obowiązek zakończenia roku obrotowego w spółce akcyjnej spoczywa na Zarządzie spółki.

Po pierwsze, zwołanie zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy w terminie 6 miesięcy po upływie roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy spółki kończy się wraz z zakończeniem roku kalendarzowego, to zwyczajne walne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do końca czerwca roku następnego. Następnie przygotowanie odpowiednich dokumentów na zgromadzenie, które należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego m.in.

  1. sprawozdania finansowe,
  2. opinii z badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta (zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości),
  3. sprawozdania zarządu z działalności spółki, zawierające informacje o:
    1. zdarzeniach mających istotny wpływ na działalność jednostki w danym roku obrotowym,
    2. przewidywanym rozwoju jednostki,
    3. ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie nauki i rozwoju,
    4. nabyciu własnych udziałów i celu tej operacji (ich liczbie, wartości, udziale w całkowitym kapitale, cenie zbycia, jeśli w trakcie roku zostały również zbyte),
    5. posiadanych oddziałach,
    6. wskaźnikach finansowych i niefinansowych (np. liczby zatrudnionych pracowników) – jeśli mają one wpływ na ocenę sytuacji spółki,
    7. instrumentach finansowych w zakresie ryzyka (związanego ze zmianami cen, ryzyka kredytowego, ryzyka utraty płynności) oraz przyjętych przez spółkę metodach zabezpieczania się przed tymi ryzykami.

Dokumenty ww. powinny być udostępnione akcjonariuszom najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia. Obowiązek ten spoczywa na zarządzie spółki. Akcjonariusze mają czas na zapoznanie się z dokumentami oraz na przeanalizowanie przed udziałem w zgromadzeniu. Punktem obowiązkowym obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy jest:

  1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz sprawozdań finansowych za ubiegły rok obrotowy,
  2. podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu strat,
  3. udzielenie członkom organów spółki ( w tym członkom zarządu) absolutorium z wykonania przez nich swoich obowiązków.

Elementami sprawozdania finansowego, który podlega publikacji jest:

  1. wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
  2. bilans,
  3. rachunek zysków i strat,
  4. zestawienie ze zmian kapitału/funduszu własnego,
  5. rachunek przepływów pieniężnych,
  6. opinię biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego,
  7. odpis uchwały o podziale zysku lub sposobie pokrycia straty.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki przez zwyczajne zgromadzenie, zarząd jest odpowiedzialny za złożenie odpowiednich sprawozdań wraz z zatwierdzającymi je uchwałami do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia. Obowiązkiem zarządu jest również m.in. złożenie ww. sprawozdań w odpowiednim urzędzie skarbowym w terminie 10 dni od dnia ich zatwierdzenia.

W myśl art. 8 ust. 6 ustawy o pdop, jeżeli z odrębnych przepisów wynika obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych (sporządzenia bilansu) przed upływem przyjętego przez spółkę roku podatkowego, za rok ten uważa się okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po zakończeniu poprzedniego roku podatkowego do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych. W tym przypadku za następny rok podatkowy uważa się okres od dnia otwarcia ksiąg rachunkowych do końca przyjętego przez podatnika roku podatkowego.

Podsumowując, zamknięcie roku obrotowego w spółkach kapitałowych jest poprzedzone zróżnicowanymi obowiązkami. Spoczywają one przede wszystkim na zarządzie spółki, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz wobec innych podmiotów. Prawidłowa realizacja przedstawionych powyżej obowiązków ma istotne znaczenie dla spółki, dlatego zarząd spółki kapitałowej powinien zwrócić na nie szczególną uwagę.